Структура

Руководство Департамента по архивам и делопроизводству

Руководство архива

Отделы архива:

Отдел формирования Национального архивного фонда

Отдел государственного учета и научно-справочного аппарата

Отдел обеспечения сохранности документов и фондов

Отдел технического контроля

Лаборатория реставрации документов

Отдел оцифровывания документов

Отдел автоматизации и информационных технологий

Отдел использования документов и информации

Отдел организационно-кадровой работы

Отдел формирования Национального архивного фонда

Отдел формирования Национального архивного фонда является одним из ведущих структурных подразделений учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов», благодаря работе которого фонды архива постоянно пополняются.

Свое современное название отдел получил в 2012 году. Как самостоятельное структурное подразделение выделился в 1979 году, а до этого времени функции комплектования выполняли отделы по направлениям деятельности: киноотдел, фотоотдел. В связи с изменением структуры архива, утвержденной приказом Главного архивного управления при Совете Министров БССР № 13 от 17 августа 1979 г., был создан отдел ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов. Название отдела оставалось неизменным более 30 лет. 1 ноября 2012 года отдел ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов был переименован в отдел формирования Национального архивного фонда. В период с 1989 по 2010 г. отдел возглавляла Валентина Аркадьевна Данильченко, внесшая большой вклад в развитие БГАКФФД, пополнение его фондов аудиовизуальными документами.

Деятельность архива по комплектованию документами связана с началом его функционирования в 1944 году после освобождения территории БССР от немецко-фашистской оккупации. Как свидетельствует отчет архива за 1946 год, с начала деятельности архива на хранение было принято 13014 фотодокументов, в основном периода Великой Отечественной войны, из которых 12337 позитивов немецкого происхождения и 677 отечественных фотодокументов. На начальном этапе архив комплектовался только фотодокументами. Что касается кино- и фонодокументов, поскольку не было возможности хранить их в здании самого архива, работники архива учитывали такие документы и временно размещали их в организациях. Такими организациями являлись киностудия «Беларусьфильм» и Комитет радиоинформации при Совете Министров БССР.

После того как в 1949 году Центральному государственному архиву фотофонокинодокументов БССР (далее – ЦГАФФКД БССР) было передано здание церкви-часовни, архив продолжил активно комплектоваться аудиовизуальными документами. Работниками архива были выявлены и поставлены на учет 43 учреждения, организации и предприятия республиканского и областного значения, в которых были организованы кино- и фототеки. Активно велась работа по выявлению документов, касающихся истории Беларуси, в архивах союзных республик, в частности Литовской ССР и Грузинской ССР, в архивах, музеях, библиотеках г. Москвы и Ленинграда. В 1951 году ЦГАФФКД БССР были переданы уникальные трофейные киноленты – агитационно-пропагандистский материал, снятый в годы оккупации на территории Беларуси немецкими кинооператорами, а также 63 немецких трофейных фотоальбома, вывезенных из Германии в 1945 году Министерством иностранных дел БССР. Начиная с 1954 года кино- и фонодокументы стали храниться в фильмохранилищах самого архива. По состоянию на 1 января 1961 года в фонды ЦГАФФКД поступило: 2271 ед. хр. кинодокументов, 50651 ед. хр. фотодокументов и 102 ед. хр. фонодокументов.

С 1961 года на постоянное хранение в архив стали приниматься частные коллекции фотодокументов. Одними из первых были приняты коллекции сотрудника Центрального Комитета общества Красного Креста Белорусской ССР А.Ф.Петровой, студента Минского художественного техникума И.И.Новикова, Г.И.Богданова. Но в 1960-1970-е годы поступления документов личного происхождения на постоянное хранение в архив были незначительными, положительная динамика наметилась с 1980-х годов и в дальнейшем это направление деятельности отдела постепенно развивалось. Были приняты коллекции фотодокументов: ветеранов Великой Отечественной войны В.И.Аркашева (508 ед.уч.) и А.М.Богомолова (123 ед.уч.), отражающие события войны, коллекции фотодокументов фотокорреспондентов центральных и районных газет Ф.А.Бачило (143 ед.уч.), И.Н.Берлина (1351 ед.уч.), Н.Н.Бондарика (1210 ед.уч.). А.И.Васечко (398 ед.уч.), В.Я.Китаса (350 ед.уч.), Е.Ф.Коктыша (325 ед.уч.), Л.И.Папковича (349 ед.уч.), И.И.Соловейчика (1383 ед.уч.), И.И.Шабалинского (287 ед.уч.) и многие другие.

В 1998 году на постоянное хранение были приняты первые видеодокументы – 10 видеокассет в качестве фонда пользования к кинодокументам киностудии «Беларусьфильм», а также видеодокументы, записанные работником архива, ведущим инженером А.С.Тюхаем. Всего в 1998 году было принято 43 ед.хр. видеодокументов.

В начале ХХІ века редакции газет и журналов, являющиеся источниками комплектования архива фотодокументами, стали переходить на съемку цифровыми фотокамерами. Отдел комплектования БГАКФФД быстро перестроил свою работу и уже в 2002 году принял на государственное хранение 655 фотодокументов в цифровом формате. В настоящее время все современные фотодокументы создаются в цифровом формате, тем не менее, около 30 % фотодокументов поступает на постоянное хранение на аналоговых носителях: негативы, слайды, позитивы на фотобумаге, фотоальбомы.

За последнее десятилетие плановые показатели приема документов на постоянное хранение значительно выросли, прием фотодокументов увеличился в 2 раза, прием кинодокументов – в 4 раза. В 2022 году принято 3011 ед.хр. кинодокументов, 8953 ед.уч. фотодокументов, 644 ед.хр. фонодокументов и 599 ед.уч. видеодокументов.

Основными задачами отдела на современном этапе являются организация работы по отбору и приему на постоянное хранение в архив кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, включая документы личного происхождения, отражающих материальную и духовную жизнь населения Беларуси, имеющих социальное, экономическое, научное, историческое, культурное и политическое значение;

проведение экспертизы ценности документов, принимаемых на постоянное хранение в архив;

организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью кино-, фото-, фоно-, видеотек организаций.

В целях планомерного комплектования документами архив определяет круг источников комплектования. Источниками комплектования архива аудиовизуальными документами являются организации всех форм собственности, основной деятельностью которых является создание аудиовизуальных документов. Возможными источниками комплектования архива являются организации всех форм собственности, для которых создание аудиовизуальных документов не является основным видом деятельности. В комплектовании архива также принимают участие граждане, документы которых включаются в состав государственной части Национального архивного фонда.

В БГАКФФД составляются список № 1 организаций – источников комплектования государственного архива, список № 2 организаций – возможных источников комплектования государственного архива, список граждан – источников комплектования. По состоянию на 01.01.2023 список № 1 насчитывает 160 источников комплектования. В него включены Национальная государственная телерадиокомпания Республики Беларусь, Национальная киностудия «Беларусьфильм», Белорусское телеграфное агентство, телепрограммы, редакции центральных и районных журналов и газет. В список № 2 включены 36 источников комплектования. Это учреждения образования, культуры, научно-исследовательские институты, заводы, такие как Белорусский государственный университет, Национальный академический Большой театр оперы и балета Республики Беларусь, Белорусский дорожный научно-исследовательский институт, Минский автомобильный завод. Ежегодно в списки вносятся изменения и дополнения. Один раз в 5 лет списки пересоставляются.

В последние годы большое внимание уделяется работе с гражданами. Ведение переговоров с владельцами документов личного происхождения, экспертиза ценности и отбор документов, их научное описание требуют высокого профессионализма. В большинстве случаев фотодокументы коллекционеров находятся в неупорядоченном состоянии и зачастую имеют минимальную сопроводительную информацию.

Наиболее значимые коллекции фотодокументов, принятые за последние годы: коллекция фотокорреспондента редакции газеты «Мінская праўда» В.Л.Марционко (1065 ед.уч.); фотокорреспондента БелТА, редакции газеты «Советская Белоруссия» В.И.Межевича (387 ед.уч.); коллекция фотодокументов Отдела охраны памятников Госстроя БССР, переданная в БГАКФФД искусствоведом, архитектором О.Г.Кукуней (1459 ед.уч.); коллекция фотодокументов художника, дизайнера, реставратора, коллекционера И.В.Сурмачевского (158 ед.уч.) периода Первой мировой войны, иллюстрирующая боевой путь II Кавказского армейского корпуса на территории Галиции, Польши, Беларуси; фотоальбом Н.А.Кучевского, переданный в архив его племянником И.Е.Попковым (758 ед.уч.), иллюстрирующий историю советской авиации с самых первых дней ее существования, а также военную карьеру самого Кучевского – от курсанта до командира эскадрильи; фотоальбом участника Первой мировой войны Г.А.Луковникова, переданный на постоянное хранение его дочерью М.Г.Луковниковой (242 ед.уч.), который помимо семейных фотографий содержит снимки периода Первой мировой войны (7-я Туркестанская стрелковая дивизия, Западный фронт).

На каждую организацию списков № 1 организаций – источников комплектования и № 2 организаций – возможных источников комплектования заполняется карточка учета работы государственного архива с организацией и ведется наблюдательное дело. При работе с гражданами заполняются карточки коллекционеров. Все карточки ведутся как в электронном виде в подсистеме «Комплектование» АИС БГАКФФД, так и в бумажном виде.

Экспертиза ценности аудиовизуальных документов проводится в организации и в обязательном порядке в архиве. Все документы, поступающие в архив на постоянное хранение, в обязательном порядке подвергаются экспертизе ценности, в ходе которой осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом архива, корректировка и составление описей.

Аудиовизуальные документы до передачи на постоянное хранение в архив находятся на временном хранении в организациях. В целях обеспечения их сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата и научного использования в организациях создаются кино-, фото-, фоно-, видеотеки или назначается лицо, ответственное за учет, описание и обеспечение сохранности документов до момента передачи их в архив. Срок временного хранения документов в организациях не должен превышать одного года. Соблюсти такие сроки в отношении всех организаций невозможно, поэтому с отдельными организациями заключаются договоры о продлении сроков временного хранения. В основном такие договоры заключены с редакциями районных газет.

Отдел ведет учет кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, хранящихся в организациях по паспорту кинофотофоновидеотеки организации. Паспортизация проводится один раз в два года.

Отдел оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение, работе экспертных комиссий организаций.

Отдел государственного учета и научно-справочного аппарата

Отдел государственного учета и научно-справочного аппарата на протяжении многих лет является одним из основных структурных подразделений архива, его цель – обеспечение государственного учета кинофотофонодокументов и создание научно-справочного аппарата, направленного на обеспечение пользователей достоверной ретроспективной информацией, содержащейся в аудиовизуальных документах. По характеру деятельности находится в тесном взаимодействии с отделом формирования Национального архивного фонда, отделом обеспечения сохранности документов и фондов, отделом автоматизации и информационных технологий, отделом использования документов и информации.

На современном этапе перед работниками отдела стоит ряд важных задач, которые решаются в соответствии с требованиями времени.

В первую очередь, учет аудиовизуальных документов — определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение соответствующих сведений в учетных документах. Учет документов строится на принципах: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности, единого методического руководства. Для централизованного учета предназначены книги учета и описания аудиовизуальных документов, реестры книг учета и описания, листы учета. Систематизация аудиовизуальных документов осуществляется по видам: кино, фото, фоно, видео, а внутри вида – по носителям (для кино и фотодокументов дополнительно по формату и размеру носителя), учет организован по единицам учета и единицам хранения. Единицы учета отражают состав документов по содержанию, а единицы хранения – по виду носителя и способу фиксации информации. В целях обеспечения сохранности аудиовизуальных документов и их оперативного поиска архивные номера проставляются на самих документах и их упаковке.

Отдельно ведется необходимая учетная документация по учету особо ценных документов, перечни выявленных особо ценных аудиовизуальных документов ежегодно предоставляются в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Сложившаяся в архиве система государственного учета является средством обеспечения сохранности аудиовизуальных документов, эффективного поиска и контроля наличия.

Второе направление работы отдела – это создание и развитие современного научно-справочного аппарата (НСА) к кинофотофонодокументам. На современном этапе система НСА БГАККФД включает: описи аудиовизуальных документов, книги учета и описания аудиовизуальных документов, монтажные листы и сценарные планы на киновидеодокументы; справочники, каталоги в традиционном виде и единую базу данных на все виды аудиовизуальных документов.

В ходе проведения научно-технического описания каждый документ работниками отдела просматривается и/или прослушивается, и вся максимально возможная информация о нем аккумулируется в единой электронной карточке. Такой подход к описанию позволяет обеспечить быстрый и многоаспектный поиск по отдельным элементам описания по всем документам архива.

Для пользователей обеспечивается доступ к традиционным каталогам, справочникам, монтажным листам, а также единой базе данных автоматизированной информационной системы (АИС БГАКФФД). До 2015 года в БГАКФФД функционировала автоматизированная информационно – поисковая система, созданная на основе пакета прикладных программ CDS|ISIS|M, которая включала набор локальных баз данных для каждого вида аудиовизуальных документов. В 2015 году научно-справочная информация, накопленная в локальных базах, была конвертирована в единую базу данных АИС БГАКФФД, созданную на основе программного обеспечения еArchive.

В ней представлена полная информация об организациях и физических лицах – источниках комплектования архива, электронные описи, описание аудиовизуальных документов на уровне единицы учета и единицы хранения, цифровая копия архивного документа (фотодокумента, фонодокумента, в перспективе – киновидеодокумента). Единая база данных АИС к аудиовизуальным документам БГАКФФД, включающая цифровую копию документа, позволяет реализовать потенциал всех информационных ресурсов и функций, заложенных в системе традиционного научно-справочного аппарата. АИС с помощью автоматизированных средств поиска информации позволяет вести быстрый поиск по всем документам архива и многоаспектный поиск по отдельным элементам описания и их совокупности в пределах каждого вида документов. Это позволяет обеспечить все функции предметного каталога (фильмового, журнального, именных каталогов на авторов, исполнителей, актеров, режиссеров, сценаристов, операторов, художников, композиторов) и именных указателей к систематическому каталогу. Тематический поиск, который традиционно обеспечивает систематический каталог, в АИС может быть реализован через поиск по названию документа, аннотацию, описание содержания, монтажный лист, ключевые слова, индекс документа. Базовым инструментом для классификации (индексации) документов является Единый Классификатор документной информации Национального архивного фонда Республики Беларусь. На базе АИС БГАКФФД работает и электронный каталог, представленный на сайте.

В отделе постоянно ведется методическая работа в области развития и совершенствования научно-справочного аппарата, изучение и внедрение прогрессивных методов архивного описания аудиовизуальных документов на базе общеотраслевых и международных стандартов, формирование справочно-информационного фонда архива. Большое внимание уделяется переработке и усовершенствованию описания аудиовизуальных документов. В условиях развития информационных технологий появляются все новые возможности для проведения дополнительного исследования по документам и их более полного и достоверного описания. В результате проделанной работы проводится редактирование аннотаций, уточняются названия, фамилии, даты, места съемки и записи. Также в соответствии с основными задачами отдел осуществляет техническое оформление научно-справочного аппарата к кинофотофоновидеодокументам. Работники отдела принимают участие в подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве.

Все проводимые в отделе работы в определенной мере способствуют введению аудиовизуальных документов в научный оборот, направлены на обеспечение расширенного доступа к архивным документам и удовлетворение потребностей пользователей в ретроспективной информации.

Отдел обеспечения сохранности документов и фондов

В соответствии с основными задачами на отдел обеспечения сохранности возлагаются следующие функции:

1. Осуществление обособленного хранения кинофотофоновидеодокументов, копий страхового фонда на особо ценные кинофотофоновидеодокументы, микрофотокопий страхового фонда документов на бумажной основе, проведение рационального размещения документов и топографирование;
2. контроль за температурно-влажностным режимом хранения и проведения санитарно-гигиенических мероприятий в архивохранилищах;
3. обеспечение сохранности документов, проведение проверок их наличия и состояния;
4. осуществление учета копий страхового фонда и фонда пользования кинофотофоновидеодокументов;
5. осуществление учета микрофотокопий страхового фонда НАФ;
6. принятие на постоянное хранение документов;
7. участие в использовании документов
8. предоставление документов для изучения пользователями и работниками архива;
9. выдача документов в структурные подразделения для изготовления копий по заказам пользователей и контроля их технического состояния;
10. выдача документов в производственную лабораторию для проведения реставрационно-профилактических работ.

Работники отдела обеспечения сохранности документов и фондов занимаются и сложно-техническим, и интеллектуальным трудом. Выполняют более 30 видов работ, начиная с приема и оформления документов, проверки их технического состояния, выдачи в другие отделы, проведения санитарных дней. Все это сопровождается грамотным оформлением соответствующих документов. Все работники отдела взаимозаменяемы, владеют всеми видами работ.

В целях обеспечения сохранности кинофотофоновидеодокументы размещаются в специально построенных для хранения этих документов хранилищах с регулируемым климатом. С 3 по 10 этажи расположены хранилища для хранения: фоновидеодокументов, черно-белых и цветных кинодокументов, а также фотодокументов и микрофотокопий страхового фонда особо ценных документов государственных архивов Республики Беларусь. Общая площадь хранилищ составляет 884,8 м².

Кинофотодокументы значительно отличаются от традиционных архивных документов и представляют собой многослойные пленки, содержащие слои, резко отличающиеся по своей полимерной природе, толщине и физико-механическим и химическим свойствам.
Существенным дополнением кинофотодокументов являются фонодокументы. Большинство фонодокументов, хранящихся в архиве, было записано для использования их в радиопередачах и не имеет аналогичных письменных текстов. В настоящее время звукозаписи твердо занимают свое место среди исторических источников.

Поэтому, чтобы сохранить и значительно продлить жизнь документов, обладающих такими уникальными свойствами, необходимо провести сложный комплекс работ.

Ведение базы данных на кинодокументы в рамках внедрения АИС – один из новейших видов деятельности отдела. Это работа, требующая глубокого изучения хранящихся документов, их технических характеристик, анализа полученных данных и последующее введение в базу АИС. Уточняются состав элементов комплекта, вид носителя, метраж, цветность, язык документа, номер хранилища, номер страховой копии, формат кадра, а также сведения о фонде пользования на монофонический оригинал перезаписи.

Успех работы отдела – это грамотно подобранный коллектив и годами отшлифованная работа. Наши работники – квалифицированные современные люди. Их личные качества сочетаются с деловой активностью. А это отличительная особенность отдела обеспечения сохранности документов и фондов. В силу определенных обстоятельств действовать приходится оперативно, обеспечивая работу другим отделам, работу архива в целом.

Отдел технического контроля

Отдел технического контроля является структурным подразделением архива. В функции отдела входит контроль технического состояния кино-, фото-, фонодокументов и микрофотокопий страхового фонда на пленочных носителях.

Все виды документов на аналоговых носителях при приеме на постоянное хранение перед закладкой в хранилище должны пройти контроль технического и физико-химического состояния в целях своевременного выявления дефектов и определения вида реставрационно-профилактических работ.

Так же периодически все документы проходят проверку в процессе хранения и после выдачи во временное пользование.

За специально оборудованными фильмопроверочными столами проверяются кинодокументы на 35- и 16-мм пленке.

При контроле проверяются:

• состояние упаковки;
• наличие защитных и стандартных ракордов;
• соответствие шифровки;
• геометрические размеры пленки – длина рулона и величина усадки;
• наличие дефектов физического, химического, фотографического и биологического происхождения;
• техническое состояние эмульсии, основы, перфорационных дорожек (при их наличии), склеек.

Контроль фотографического качества позитивных копий возможен при просмотре на звукомонтажном столе и на кинопроекторе в кинозале.

Анализируются выявленные повреждения и присваиваются категории каждой единице хранения по пятибальной шкале.

Все данные о документе вносятся в карточку учета технического состояния на бумажном носителе и в базу данных.

Отдел осуществляет контроль качества оцифрованных копий на отсутствие дефектов мешающих качественному воспроизведению изображения и звука. Предварительно отбирается лучшая копия из имеющихся в наличие элементов комплекта для оцифровывания. После проверки, в случае необходимости, даются рекомендации на устранение замечаний (переоцифровывание, редактирование, цветокоррекция).

Контроль фонодокументов на магнитной ленте осуществляется путем прослушивания на профессиональном звуковоспроизводящем устройстве с использованием контрольно-измерительной аппаратуры.

Лаборатория реставрации документов

В целях осуществления основных задач и функций Центрального государственного архива кинофотофонодокументов БССР 2 января 1986 года было утверждено штатное расписание, согласно которому в структуру архива вошла Лаборатория обеспечения сохранности кинодокументов (далее лаборатория).

Кинодокументы и микрофотокопии на рулонной пленке, поступающие на государственное хранение, проходят обязательную проверку технического и физико-химического состояния. По результатам контроля на каждый документ составляется карточка учета технического состояния и определяется комплекс работ для устранения имеющихся на них дефектов.

В целях обеспечения сохранности и своевременного выявления, возникающих на них дефектов, кинодокументы и микрофотокопии подвергаются периодическому контролю технического состояния также и в процессе хранения.

Результаты контроля фиксируются в карточках учета технического состояния документов, куда вносятся сведения о наличии на них дефектов. По результатам данной работы даётся заключение о необходимости проведения реставрации с указанием ее вида.

На 2022 год лаборатория является структурным подразделением учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов». В соответствии с законодательством и «Положением о лаборатории» ей осуществляются следующие функции:

• ручная реставрация кинодокументов и микрофотокопий (удаление остатков налипшего скотча и бумаги, укрепление склеек и просечек, ремонт перфораций с заменой и подклейкой соответствующих участков, замена скотчевых склеек клеевыми, ремонт повреждений, затронувших поле кадра,);
• машинная реставрация (чистка) кинодокументов микрофотокопий на ультразвуковой машине CU-2 (устранение восковых, жировых и иных загрязнений на относительно больших участках);
• консервационно-профилактическая обработка фотодокументов;
• обработка кинофотодокументов и микрофотокопий от биологических повреждений;
• реставрационно-профилактические работы по замедлению процессов деструкции ТАЦ-основы кинопленки;
• контроль технического состояния кинодокументов и микрофотокопий после проведения реставрационных работ;
• контроль технического состояния оригиналов перезаписи к кинодокументам в процессе хранения.

Отдел оцифровывания документов

Наиболее перспективным направлением с целью обработки звуковой и изобразительной информации, сохранения оригиналов документов, является оцифровывание аудиовизуальных документов.

С 2004 года к переводу фотодокументов на современные носители приступила лаборатория обеспечения сохранности фотодокументов. Это позволило более широко и оперативно использовать фотодокументы по всем направлениям

В 2006 году началось оцифровывание фонодокументов на магнитной ленте в лаборатории обеспечения сохранности фоновидеодокументов.

 Запись и перезапись, копирование на цифровые носители киновидеодокументов начались в 2003 году. Изначально перезапись и оцифровывание киновидеодокументов делали с помощью аппарата на основе старого проектора и ограничивались стандартной записью в формате SD. С приобретением нового оборудования — современных сканеров, мощных компьютеров и программного обеспечения — появилась возможность оцифровывания документов в высоком качестве, в формате 4К. После перевода кинодокументов в цифровой формат сотрудники архива синхронизируют звук и изображение, проводят комплекс работ по цветокоррекции и цифровой реставрации.

В 2021 году лабораторию обеспечения сохранности фотодокументов и лабораторию обеспечения сохранности фоновидеодокументов реорганизовали в отдел оцифровывания документов.

Основными задачами отдела являются:

-организация и координация работ в области оцифровывания кинофотофоновидеодокументов в архиве;

организация и ведение работ по созданию фонда пользования аудиовизуальных документов;

-сканирование, копирование аудиовизуальных документов по заказам государственных учреждений и частных лиц;

-изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области оцифровывания аудиовизуальных документов, внедрение его в практику работы отдела и архива;

-методическое обеспечение работы по созданию и совершенствованию процесса оцифровывания кинофотофонодокументов;

-разработка и описание методических пособий и инструкций процесса оцифровывания аудиовизуальных документов.

В соответствии с основными задачами отдел осуществляет следующие функции:

-проводит работу по оцифровыванию аудиовизуальных документов, принятых на хранение в архив;

— проводит работы по созданию фонда пользования в цифровом формате на кинофотофоновидеодокументы архива, обеспечивает их использование и сохранность;

-принимает участие в разработке нормативно-методического обеспечения работы по созданию и совершенствованию процесса оцифровывания кинофотофоновидеодокументов и внедряет в работу архива;

-изучает отечественный и международный опыт в области оцифровывания аудиовизуальных документов, внедряет его в практику работы отдела и архива;

Отдел автоматизации и информационных технологий

Отдел автоматизации и информационных технологий, один из самых молодых в структуре БГАКФФ, был создан в 2021 году в результате объединения отдела автоматизированных архивных технологий и отдела информационных технологий.

Начало процессов автоматизации в архиве было положено в конце 1980-х годов, когда возникла необходимость разработки автоматизированных информационно-поисковых систем. Рост объемов хранящихся в архиве кино-, фото-, фонодокументов, значительные затраты на их каталогизацию, поиск, и, как следствие, все увеличивающийся карточный массив каталогов – все это обусловило необходимость внедрения новых технологий в архивную практику.

Отсутствие опыта работы в этом направлении вызвало необходимость в приобретении соответствующих знаний. Для решения этих проблем были организованы командировки работников архива в Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД), в научно-исследовательский центр по автоматизации архивного дела на базе ЦГАОР БССР и в ЦГАКФД Украины.

Автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС) БГАКФФД была создана на основе пакета прикладных программ CDS/ISIS/M. Пакет был разработан Отделом развития применения программного обеспечения Бюро информационных программ и служб ЮНЕСКО специально для библиотек, музеев и архивов.

Для БГАКФФД автоматизация – это возможность перехода на новые, более эффективные методы работы, позволяющие более качественно осуществлять процессы, связанные с комплектованием, государственным учетом, обеспечением сохранности, созданием научно-справочного аппарата и использованием принимаемых на хранение кино-, фото-, фоно-, видеодокументов.

Новой ступенью автоматизации архивных процессов стало создание АИС для аудиовизуальных документов.

В 2011 году Советом Министров Республики Беларусь была принята Государственная программа «Архивы Беларуси» на 2011-2015 гг., в которой было предусмотрено «Создание автоматизированной информационной системы аудиовизуальных документов для учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (АИС БГАКФФД).

Информация, которая была накоплена в локальных базах АИПС БГАКФФД, предоставляла собой описательные параметры аудиовизуальных документов и не могла быть потеряна при переходе на новые информационные технологии, она должна была быть сохранена и конвертирована.

В 2013 году в соответствии с Государственной программой «Архивы Беларуси» была начата работа по созданию АИС БГАКФФД. Были определены разработчики программы, отчет об обследовании БГАКФФД и техническое задание были подготовлены ОАО “Агат-систем”. Технический проект был подготовлен и реализован ООО «Информейшн технолоджис медиа групп», которое уже имело опыт по разработке программного обеспечения для работы с аудиовизуальными документами. При создании АИС БГАКФФД ООО «Информейшн технолоджис медиа групп» использовало свои технические решения – программный продукт «eArchive», представляющий собой программный комплекс хранения, учета, управления и перемещения медиаданных и сопутствующих электронных документов, а также включающий в себя комплекс автоматизации бизнес-процессов.

В 2014 году совместно с ООО «Информейшн технолоджис медиа групп» велись работы по модификации и унификации существующих баз данных. Предусматривалось, что создаваемая система будет иметь единый цифровой архив и базу данных, независимо от вида документа. После установки в архиве серверного оборудования программа была развернута на сервере и все дальнейшие работы с разработчиками ведутся в online режиме.

В рамках технической поддержки разработчики ведут доработку и совершенствование АИС БГАКФФД. Все ведущие отделы подключены к работе в АИС.

Отдел использования документов и информации

Важнейшими направлениями деятельности архива являются популяризация архивных фондов, их научное изучение и использование в культурно-просветительских и ознакомительных целях. Этой ответственной работой занимается непосредственно отдел использования документов и информации.

Специалисты отдела осуществляют доступ к документам архива, предоставляют пользователям информацию о хранящихся в фондах единицах, выдают копии, подбирают материалы для научных исследований, готовят статьи, фотоподборки, научные доклады и сообщения, проводят экскурсии по архиву, кинолектории, выездные ретроспективы, внедряют в работу научно-исследовательские достижения.

За долгое время работники отдела помогли осуществить множество уникальных, интереснейших проектов. В их числе — совместные фотовыставки с Национальным историческим архивом Беларуси, Музеем истории Великой Отечественной войны. Министерством по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, Национальным художественным музеем Беларуси, Национальным историческим музеем Республики Беларусь, Европейским гуманитарном университетом, Национальной академий наук Беларуси, Национальным центром современных искусств, другими министерствами и ведомствами.

Документы архива используются при создании радио- и телепередач для Национальной государственной телерадиокомпании Республики Беларусь, телеканалов ОНТ и СТВ. Работники отдела готовят статьи и фотоподборки для СМИ.

Наиболее значимые фотовыставки, как традиционные, так и виртуальные, связаны с важнейшими памятными историческими событиями. Документы архива, представленные на таких выставках, иллюстрируют основные вехи мировой и отечественной истории.

Отдел организационно-кадровой работы

Отдел организационно-кадровой работы учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» образован в 2018 году. Отдел является самостоятельным структурным подразделением БГАКФФД и выполняет возложенные на него задачи и функции во взаимодействии со структурными подразделениями архива. В состав отдела входит 5 штатных единиц:

– заведующий отделом;

– ведущий юрисконсульт;

– ведущий специалист по кадрам;

– ведущий специалист по организации закупок;

– ведущий архивист;

Основными задачами отдела являются:

– правовое обеспечение деятельности архива;

– осуществление кадровой политики;

– осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства и трудовой дисциплины в архиве;

– организация работы с обращениями граждан и юридических лиц;

– осуществление эффективной закупочной политики в соответствии с действующим законодательством;

– обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности, организация работы с документами, контроль исполнения документов, организация работы по передаче документов, образующихся в процессе деятельности организации, в архив;

– разработка и внедрение локальных нормативных правовых актов и методических документов;

– подготовка организационно-распорядительных документов организации;

– ведение воинского учета;

– организация обучения руководителей и специалистов БГАКФФД и др.;         

Заведующий отделом – Алешкевич Татьяна Ивановна.